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承認機能付きメール配信

betrendオプションプラン

betrend「承認機能付きメール配信」は、メールマーケティング業務をチームで実施していくための機能を提供します。管理者は、基本項目設定業務と配信リスト管理業務で中核を司り、メール作成業務とメール承認業務には、より現場に近い担当者や外部専門家を配置することで、メール読者の求める情報をタイムリーに配信する業務フローを構築することができます。※betrend「承認機能付きメール配信」をご利用いただくには、betrend「基本プラン」の契約が必要です。

可能性は無限大。特に多店舗展開をしている飲食店・小売店で効果を発揮

桜の開花も海開きも紅葉や降雪の便りも地域によって、その時期は大きく異なります。さらに、各地域に密着したお祭りやイベント、近隣の学校の運動会や遠足など、各お店がお客様とコミュニケーションのネタやチャンスは、数多く存在します。

また、たまたまお客様のご来店が少ない日に、何とか来店いただくために、自分のお店のお客様にだけ、すぐにお知らせしたいと思う店長さんも多いことでしょう。

しかし、これまでは、多くの複数店舗展開企業は、主に以下の理由から全店舗のお客様に一括してメール配信を続けてきました。

各店舗の担当者に任せるには、設定の操作が難しすぎた
各店舗の担当者の作成したメールがそのまま配信されるのは心配だった
各店舗の担当者がお客様の個人情報を閲覧できてしまい問題があった
コストが想像以上に増えてしまい、ROI（費用対効果）があがらなかった

betrend「承認機能付きメール配信」は、簡単な操作性でのメール作成、柔軟なワークフローでのメール承認の機能を、個人情報閲覧をできないようにした上で、低価格で提供することによって、これらの課題を解決します。

複数店舗を展開している企業はもちろん、地域の商店街やショッピングモールが一括でメール会員を集め、加盟店やテナントが作成したメールを配信したり、複数企業で実施したタイアップキャンペーンの応募者に対して、参画企業ごとにメールでフォローしたり、といった柔軟なコミュニケーション展開に活用できます。

メールマーケティング業務の中核をなす管理者の設定業務

メールマーケティング業務を司る管理者のみが行うことができる設定機能で、利用する業態に合致したメール管理プロセスを柔軟に確立していきます。

まず、外部に割り当てるメール作成者・メール承認者それぞれの属性を設定し、このメール作成者の作成したメールは、このメール承認者に確認させる、といった承認のワークフローを設計し、設定することができます。

次に、fromアドレスや配信停止処理に関する設定、データベース上のどのメールアドレスを配信時に利用するのか、といったメール配信時に必要となる共通事項を管理者がまとめて設定しておくことができます。

さらに、どの作成者が作成したメールにも共通で、付加されるヘッダ文章とフッタ文章を設定することができるので、全店共通のキャンペーンの告知や、ブランディングを考慮したヘッダ・フッタの文章を掲載させることができます。

また、携帯向けのHTMLメール用に、画像をアップロードしておくだけで、各メール作成者がメールを作成する際、その画像を自由に、参照でき、使用することができます。

いつ誰が処理したかを参照できる承認履歴機能

承認ワークフローの各ポイントにおいて、いつ誰がどんな判断をしたのか、といった承認履歴が参照できます。その際、どういった点で判断したのか、どういった点が気になったのか、といった定性的なコメントも一緒に残しておくことができます。

現場の情報力とスピードが生きるメール作成業務

メールを読んでくれる方が求めている情報や、本当に伝えたい情報を分かりやすく表現したメールを作成していきます。

メール配信の際に必要となるfromアドレスや配信停止処理に関する設定は、事前に管理者が設定します。メール作成担当者は、件名・本文・配信開始日時だけを設定していくので、メール作成工数が削減されるだけでなく、メールの内容をいかによいものにしていくかに注力できます。

PC向けメール、携帯向けテキストメール、携帯向けHTMLメールの3種類の作成画面を用意しているので、配信先に応じたメール本文を現場の担当者でも簡単に作成することができます。

メール作成担当者向けのシステムでは、メールアドレスを含む個人情報には、一切のアクセスができません。よって、お店で携帯メールに慣れているアルバイトさんや外部のメール制作専門会社のライターさんを安心してアサインさせることが可能です。

もちろん、承認依頼を出す前に、自分自身で確認するためのテスト配信機能や下書き状態のまま保存しておく機能もついています。

組織の規模に応じて柔軟に配置できるメール承認業務

メール作成者が作成したメールの内容や絞り込み条件を確認し、そのメールの配信を承認するか、却下するかの判断を行います。

承認ワークフローは、作成者から最終承認者までを1〜5階層まで設定可能です。業態や規模、組織にあわせて、柔軟にフローを構築していけます。

下位の担当者から承認依頼がきたことを知らせるメールや、承認結果を作成担当者に知らせするメールは、システムが自動的に送信するので、承認依頼に気づかずに確認がおくれたり、承認や却下の結果を別途連絡したりする無駄を未然に防ぎます。

一旦、却下したメールを復活承認するなど、実際のオペレーション現場ではよくある処理にも対応しており、すぐに実践的に活用できるシステムになっています。

メール承認担当者向けのシステムでは、メールアドレスを含む個人情報には、一切のアクセスができません。よって、現場に近いエリア担当者や外部のメールコンサルティング会社の担当者を安心してアサインさせることが可能です。

携帯およびスマートフォンでもメール作成ができる

メール作成者用に携帯およびスマートフォン対応の管理画面もご用意しています。こちらをご利用いただければ携帯やスマートフォンからメール配信の文面を作成したり、配信の設定を行うことができます。飲食店や小売店など、PCでの作業時間の確保が難しい業種でも、手軽にメール配信の設定が可能となります。タイムセールのお知らせや、スポーツの試合結果の速報メールなど、即時性が求められるメール配信にも適しています。

店舗毎の紹介ページ自動作成機能

店舗一覧のページおよび、店舗毎の個別ページを動的に作成することができます。作成者アカウント属性で設定されたデータを利用して自動的に作成されますので、特に、多店舗展開している企業では、更新作業が効率的におこなえます。また、緯度・経度情報を入力しておけば、googleマップと連携して地図表示させることもできます。